§1. Informacje ogólne i Administrator Danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest MEDISENS KATARZYNA SOCHACKA-TUTAJ z siedzibą w Kielcach, adres gabinetu: ul. Wesoła 37a/2, 25-363 Kielce, NIP: 6573002548 (dalej jako „Administrator” lub „MediSens”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji praw przysługujących na mocy RODO oraz funkcjonowania niniejszej Polityki, możesz skontaktować się z Administratorem:

Adres e-mail: kontakt@medisens.com.pl
Telefon: 733 726 135
Adres korespondencyjny: MEDISENS, ul. Wesoła 37a/2, 25-363 Kielce

Przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o przepisy:

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO),
Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
Ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) oraz odpowiednich przepisów Prawa telekomunikacyjnego w zakresie plików cookies,
Ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (zasady tajemnicy zawodowej).

§2. Cele, podstawy prawne oraz okres przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w niezbędnym zakresie, w określonych celach:

1. Obsługa zapytań z formularza kontaktowego, wiadomości e-mail oraz kontaktu telefonicznego

Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości, preferowana pora kontaktu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej komunikacji z pacjentami i odpowiadaniu na pytania) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem ewentualnej umowy).

Okres przechowywania: do czasu zakończenia korespondencji i wyjaśnienia sprawy lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń (maksymalnie 3 lata).

2. Świadczenie usług psychologicznych, diagnozy, konsultacji i psychoterapii

Zakres danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, informacje o stanie zdrowia i trudnościach psychologicznych przekazywane podczas sesji diagnostycznych i terapeutycznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy o świadczenie usług terapeutycznych) oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO (zapewnienie opieki zdrowotnej, diagnozy i profilaktyki zdrowia psychicznego). Wszelkie informacje terapeutyczne są bezwzględnie chronione ustawową tajemnicą zawodową psychologa.

Okres przechowywania: przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących przechowywania dokumentacji medycznej i opieki psychologicznej.

3. Rezerwacja wizyt online za pośrednictwem systemu ZnanyLekarz (Docplanner)

Zakres danych: dane niezbędne do rezerwacji terminu (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrana usługa i specjalista).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie pacjenta przed zawarciem umowy). System rezerwacji w naszym serwisie funkcjonuje w trybie dedykowanego oprogramowania medycznego (SaaS-only), w którym nie są stosowane zewnętrzne ciasteczka marketingowe.

Okres przechowywania: przez czas realizacji procesu rezerwacji oraz okres wymagany przepisami prawnymi.

4. Pomiary statystyczne i analityka serwisu internetowego

Zakres danych: zanonimizowany adres IP, rodzaj przeglądarki, przybliżona lokalizacja, czas spędzony na podstronach.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda wyrażona przez użytkownika w banerze cookies). W przypadku braku zgody lub wyboru opcji „Tylko niezbędne”, skrypt analityczny nie zbiera danych, a funkcja anonimizacji IP jest włączona domyślnie.

Okres przechowywania: pliki cookies analityczne przechowywane są przez okres do 14 miesięcy lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika.

5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw w postępowaniach cywilnoprawnych).

Okres przechowywania: do upływu okresu przedawnienia roszczeń określonego w Kodeksie cywilnym.

§3. Brak profilowania marketingowego i brak sprzedaży danych

Administrator szanuje prywatność i prawo do spokoju osób odwiedzających serwis. W związku z tym informujemy, że:

Nie prowadzimy profilowania komercyjnego ani behawioralnego: Twoje dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji wywołującemu skutki prawne (art. 22 RODO).
Nie stosujemy pikseli reklamowych: w serwisie MediSens nie są instalowane piksele marketingowe Meta (Facebook Pixel), remarketing Google Ads, kody TikTok Pixel ani inne trackery reklamowe.
Nie odsprzedajemy danych: zebrane dane nigdy nie są i nie będą przedmiotem sprzedaży, wymiany komercyjnej czy udostępniania brokerom danych.

§4. Odbiorcy danych osobowych i powierzenie przetwarzania

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom, z którymi Administrator współpracuje w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu oraz gabinetu:

Dostawcy usług hostingowych i serwerów pocztowych: podmioty świadczące usługi utrzymania infrastruktury serwerowej i poczty elektronicznej (serwery zlokalizowane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
Operator platformy rezerwacji online: ZnanyLekarz Sp. z o.o. (ul. Kolejowa 5/7, 01-217 Warszawa) – w zakresie niezbędnym do obsługi kalendarza wizyt w trybie SaaS.
Dostawca bramki formularza kontaktowego: Web3Forms – podmiot realizujący bezpieczne, szyfrowane przekazywanie zapytań z formularza www bezpośrednio na skrzynkę e-mail Administratora.
Dostawca usług analitycznych i map: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) / Google LLC (USA) – wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na pliki cookies analityczne (Google Analytics 4 z anonimizacją IP) lub załadowania mapy Google Maps. Transfer danych do Google LLC w USA odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach ram ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework).
Organy publiczne: wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami powszechnie obowiązującego prawa (np. sądy, prokuratura – z uwzględnieniem granic tajemnicy zawodowej psychologa).

§5. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługuje Ci pełen katalog praw związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)Możliwość uzyskania potwierdzenia, czy Twoje dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii.

Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)Prawo żądania niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)Tzw. „prawo do bycia zapomnianym”, o ile dane nie są wymagane przepisami o dokumentacji medycznej.

Prawo do ograniczenia (art. 18 RODO)Możliwość wstrzymania operacji na danych w przypadkach określonych w przepisach RODO.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)Prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Prawo cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO)Możliwość cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na wcześniejszą zgodność z prawem.

Prawo do skargi do PUODOPrawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami mailowo: kontakt@medisens.com.pl lub telefonicznie: 733 726 135.

§6. Polityka plików cookies i technologie internetowe

Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) to niewielkie pliki tekstowe zapisywane w pamięci Twojego urządzenia podczas przeglądania serwisu. W serwisie MediSens stosujemy następujące kategorie plików cookies:

Niezbędne (techniczne) pliki cookies:
Są niezbędne do prawidłowego wyświetlania serwisu, utrzymania sesji, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapamiętania Twojego wyboru w zakresie preferencji prywatności (np. plik cookie medisens_cookie_consent). Zgodnie z art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego oraz przepisami Prawa komunikacji elektronicznej (PKE), pliki te nie wymagają Twojej uprzedniej zgody i nie mogą zostać wyłączone na poziomie serwisu.
Analityczne i statystyczne pliki cookies (opcjonalne):
Służą do zliczania wizyt i źródeł ruchu, co pozwala nam mierzyć efektywność treści i usprawniać działanie serwisu dla pacjentów (narzędzie Google Analytics 4). Pliki te instalowane są wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku „Zaakceptuj wszystkie” w banerze cookies. Wdrożyliśmy mechanizm Google Consent Mode v2, co oznacza, że do momentu wyrażenia zgody znaczniki te pozostają zablokowane, a funkcja maskowania adresów IP (anonimizacja IP) jest włączona. Wybór opcji „Tylko niezbędne” powoduje trwałe zablokowanie i usunięcie plików analitycznych.
Brak plików cookies marketingowych i reklamowych:
Serwis MediSens nie instaluje żadnych plików cookies o charakterze reklamowym, profilującym ani remarketingowym.

§7. Ochrona prywatności przy zewnętrznych modułach (Google Maps i ZnanyLekarz)

W trosce o maksymalną prywatność użytkowników wdrożyliśmy szczególne środki bezpieczeństwa przy modułach zewnętrznych:

Rozwiązanie dwuklikowe dla Google Maps: Interaktywna mapa Google Maps na podstronie Kontakt nie łączy się automatycznie z serwerami Google bez Twojej wiedzy. Mapa ładowana jest wyłącznie wtedy, gdy zaakceptujesz pliki cookies w banerze lub bezpośrednio klikniesz przycisk „Załaduj mapę na stronie”. Zapobiega to automatycznemu przekazywaniu Twojego adresu IP do Google bez wyraźnego działania. W każdej chwili możesz też skorzystać z bezpośredniego linku do nawigacji zewnętrznej.
Kalendarz ZnanyLekarz w trybie medycznym SaaS: Moduł kalendarza rezerwacji działa w dedykowanym trybie medycznym (saas-only), którego wyłącznym celem jest umożliwienie pacjentowi bezpośredniej rezerwacji terminu wizyty, bez osadzania trackerów komercyjnych.

§8. Jak zarządzać plikami cookies?

Użytkownik ma pełną kontrolę nad plikami cookies w serwisie MediSens:

Bezpośrednio w naszym serwisie: Możesz w każdej chwili zmienić swoją decyzję lub wycofać zgodę, klikając przycisk dostępny w stopce każdej podstrony serwisu.
W ustawieniach przeglądarki internetowej: Możesz samodzielnie zablokować zapisywanie cookies lub usunąć istniejące pliki, konfigurując opcje prywatności w swojej przeglądarce (Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Edge, Opera). Pamiętaj, że zablokowanie plików technicznych może wpłynąć na prawidłowe wyświetlanie niektórych elementów strony.

§9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje nowoczesne środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną:

Cała transmisja w serwisie jest szyfrowana za pomocą certyfikatu SSL/TLS z wykorzystaniem bezpiecznego protokołu HTTPS.
Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy gabinetu związani tajemnicą zawodową i umowami poufności.
Bazy danych i urządzenia gabinetu są zabezpieczone wieloskładnikowym uwierzytelnianiem, zaporami sieciowymi oraz regularnymi kopiami zapasowymi.

§10. Zmiany w Polityce Prywatności

W celu zapewnienia ciągłej zgodności z przepisami prawa oraz odzwierciedlenia ewentualnych zmian technologicznych, Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze publikowana pod adresem /polityka-prywatnosci.

Data ostatniej aktualizacji: 15.10.2026

Polityka Prywatności i Ochrony Danych